Skip to main content

Importovanje kontnog plana

Importovanje kontnog plana

Namena forme​

Forma služi za uvoz podataka iz Excel .xls datoteka u aktivnu bazu. Omogućava uvoz:

  • Sifrarnika poslovnih partnera
  • Kontnog plana

Uvoz može da se radi pojedinačno ili istovremeno za obe grupe podataka.

Mogućnosti forme​

Za svaku grupu podataka forma nudi:

  • izbor da li će se konkretan skup podataka uvoziti
  • zadavanje putanje do Excel datoteke
  • izbor načina uvoza:
  • Dodaj - dodavanje podataka u postojeću bazu
  • Pregazi - brisanje postojećih podataka i zamena novim

Dodatno:

  • prikazuje tok obrade kroz progress bar
  • sprečava zatvaranje prozora dok je uvoz u toku
  • proverava da li izabrana datoteka postoji pre početka uvoza

Priprema pre uvoza​

Pre pokretanja uvoza potrebno je pripremiti Excel datoteke:

  • format mora biti .xls
  • podaci moraju biti na radnom listu Sheet1
  • kolone moraju biti pripremljene u očekivanom formatu

Podrazumevane putanje se automatski popunjavaju, najčešće iz My Documents, sa nazivima:

  • Poslovni partneri za importovanje podataka.xls
  • Kontni plan za importovanje podataka.xls

Ako primer datoteka ne postoji u tom folderu, aplikacija pokušava da koristi zajednički Documents folder.

Postupak korišćenja​

1. Izbor podataka za uvoz​

U sekciji Komponenti za uvoz označiti:

  • Uvezi poslovne partnere
  • Uvezi kontni plan

Moguće je označiti jednu ili obe opcije.

2. Izbor Excel datoteke​

Za svaku označenu opciju:

  • proveriti putanju u tekst polju
  • po potrebi kliknuti na dugme Putanje
  • izabrati odgovarajuću .xls datoteku

3. Izbor načina uvoza​

Za svaku sekciju bira se:

  • Dodaj - postojeći podaci ostaju, novi se dopunjavaju
  • Pregazi - postojeći podaci se brišu i učitavaju se novi

Napomena:

  • opcija Pregazi je vizuelno označena crvenom bojom, jer je rizičnija
  • dugme Uvezi je aktivno tek kada je izabrana makar jedna stavka za uvoz

4. Pokretanje uvoza​

Klik na Uvezi pokreće obradu. Tokom rada:

  • forma blokira izmene
  • prikazuje se status obrade
  • prozor nije moguće zatvoriti dok import traje

5. Završetak​

Po završetku se prikazuje poruka da je import završen, a forma se zatvara.

Način rada forme​

1. Provera datoteka i sadržaja pre uvoza​

Pre bilo kakve izmene u bazi aplikacija unapred proverava sve izabrane datoteke i pravila uvoza:

  • da li izabrane .xls datoteke postoje i imaju radni list Sheet1,
  • da li datoteke sadrže sve obavezne kolone,
  • kod opcije Pregazi kontni plan: da u firmi još uvek ne postoje finansijska knjiženja i da datoteka kontnog plana sadrži makar jedno konto,
  • kod opcije Pregazi poslovne partnere: da datoteka poslovnih partnera sadrži makar jednog partnera sa nazivom,
  • kod uvoza kontnog plana: da svako analitičko konto na sintetikama poslovnih partnera (150–155, 200–206, 430–436 i 439) ima navedenog poslovnog partnera koji postoji u bazi ili u datoteci partnera koja se uvozi, kao i da dužina analitičkog dela odgovara podešenoj dužini analitike partnera u firmi (3 ili 4 cifre).

Ako bilo koja provera ne prođe, prikazuje se jasna poruka sa opisom problema i postojeća baza ostaje netaknuta (čak i kada se istovremeno uvoze i poslovni partneri i kontni plan).

2. Brisanje postojećih podataka kod opcije Pregazi​

Ako je izabrano Pregazi i sve prethodne kontrole su uspešno prošle, forma briše postojeće podatke:

Za kontni plan:

  • briše kontni plan
  • briše analitike (dozvoljeno samo u bazi bez knjiženja)

Za poslovne partnere:

  • briše postojeće poslovne partnere i tekuće račune

Ako brisanje poslovnih partnera ne uspe zato što su postojeći partneri već povezani sa dokumentima u bazi, aplikacija nudi izbor:

  • prelazak na Dodaj
  • ili odustajanje od uvoza te grupe podataka

3. Uvoz poslovnih partnera​

Kod uvoza poslovnih partnera čitaju se podaci iz Excel-a i upisuju u bazu:

  • osnovni podaci partnera
  • tekući računi partnera

Ako polje Racuni sadrži više računa, oni se razdvajaju zarezom i svaki se posebno upisuje.

4. Uvoz kontnog plana​

Kod uvoza kontnog plana forma:

  • čita konta iz Excel-a
  • proverava postojeća konta u bazi
  • popunjava analitike
  • popunjava kontniplan
  • povezuje konta sa poslovnim partnerima kada je u koloni PoslovniPartner naveden naziv partnera iz šifrarnika

Na sintetikama poslovnih partnera (150–155, 200–206, 430–436 i 439) analitičko konto mora imati povezanog poslovnog partnera iz šifrarnika i ne može se uvesti kao obično analitičko konto bez partnera.

Očekivane kolone u Excel datotekama​

Za poslovne partnere​

Forma očekuje kolone kao što su:

  • PIB_JMBG
  • MaticniBroj
  • Naziv
  • Adresa
  • VrednostKapitala
  • Kupac
  • Dobavljac
  • ObveznikPDV
  • Sediste
  • OvlascenaOsoba
  • Telefon
  • Fax
  • Mail
  • WebAdresa
  • Racuni

Za kontni plan​

Forma koristi najmanje sledeće kolone:

  • Konto
  • Opis
  • PoslovniPartner

Važne napomene​

  • Opcija Pregazi za kontni plan dozvoljena je isključivo u bazi u kojoj još nema proknjiženih stavki.
  • Na sintetikama poslovnih partnera (150–155, 200–206, 430–436 i 439) svako analitičko konto u Excel datoteci mora imati popunjenog postojećeg poslovnog partnera i odgovarajuću dužinu analitike (3 ili 4 cifre).
  • Moguće je stvaranje duplikata kod poslovnih partnera pri opciji Dodaj ako se ista datoteka uveze više puta.
  • Datoteke moraju biti unapred pripremljene u odgovarajućem formatu.
  • Uvoz radi sa starijim Excel .xls formatom, ne sa .xlsx.
  • Tokom uvoza nije dozvoljeno zatvaranje forme.

Kada koristiti koju opciju​

Koristiti Dodaj kada:​

  • postojeći podaci treba da ostanu
  • radi se dopuna šifarnika
  • nije sigurno da je baza prazna

Koristiti Pregazi kada:​

  • treba potpuno zameniti postojeće podatke
  • baza je nova ili prethodno očišćena
  • postoji sigurnost da stari podaci nisu više potrebni

Kratka verzija za krajnjeg korisnika​

  1. Označiti šta se uvozi.
  2. Izabrati .xls datoteku.
  3. Odabrati Dodaj ili Pregazi.
  4. Kliknuti Uvezi.
  5. Sačekati završetak postupka.